Programme de conformité de Valeo : tolérance zéro
Objectifs du Programme de Conformité du Groupe
Se conformer aux multiples réglementations auxquelles le Groupe est soumis de par son implantation géographique requiert de la discipline, de la détermination, de l’engagement et du leadership.
En conséquence, Valeo a mis en place un Organisme de Conformité efficace, basé sur plusieurs comités et un Programme de Conformité Groupe, dont les objectifs sont les suivants :
- définir les politiques de Conformité de Valeo ;
- former et informer le personnel Valeo sur ces politiques et les réglementations et risques correspondants ;
- sensibiliser les partenaires de Valeo à ces mêmes risques et réglementations ainsi qu’aux attentes de Valeo à leur égard.
- établir des mécanismes permettant de détecter, corriger et prévenir les comportements susceptibles d’entraîner des manquements aux lois et aux réglementations applicables aux opérations de Valeo ;
- encourager les parties prenantes de Valeo à alerter dans le strict respect des lois le management sur tout incident qu’elles pensent, de bonne foi :
- être en violation de la loi ou des politiques Valeo,
- être susceptible d’avoir un impact sur Valeo ou son personnel, son image ou sa réputation.
Le programme de Conformité de Valeo se concentre sur l’accent sur la lutte contre les pratiques anti-concurrentielles et contre la corruption, sur les contrôles à l’exportation, sur les sanctions économiques, ainsi que sur la protection de sa propriété intellectuelle et de l’information.
Le programme s’étend actuellement à la question des sanctions économiques et au contrôle à l’exportation.
L’Organisation Conformité du Groupe
L’organisation de la Conformité s’appuie sur différents comités et un engagement très fort du management de Valeo ainsi que des employés.
- Le Comité d’Audit et des Risques
Le Comité d’Audit et des Risques assure le suivi de l’efficacité des systèmes de gestion des risques et de contrôle interne. A ce titre, il s’assure régulièrement de la mise en œuvre par Valeo d’un programme complet lui permettant de se conformer aux législations et réglementations applicables à ses activités et de conduire ses affaires de manière éthique et responsable.
- Le Comité Exécutif
Le Comité Exécutif, présidé par le Directeur général de Valeo, est chargé de déterminer les orientations et priorités du programme de conformité, d’affecter les ressources nécessaires et d’assurer le suivi et le contrôle de sa mise en œuvre.
Les membres du Comité Exécutif sont responsables de diffuser les messages relatifs à la Conformité à travers le Groupe, que ce soit directement ou via leurs propres équipes d’encadrement.
- La Direction de la Conformité
Le Directeur de l’Ethique et de la Conformité propose, gère et coordonne la mise en œuvre du Programme de Conformité tel que décidé par le Comité Exécutif dont il est membre.
Rattaché au Président du Conseil d’administration et Directeur général du Groupe, le Directeur de l’Ethique et de la Conformité de Valeo présente régulièrement au Comité d’Audit et des Risques, un état d’avancement du programme de Conformité.
Pour mener à bien sa mission, il collabore étroitement avec les Directeurs nationaux, les Directeurs des Pôles, le Directeur des Achats, le Directeur Industriel, le Directeur Recherche et Développement, les Directeurs des Ressources Humaines et Financier, le Directeur juridique et le Directeur du Contrôle interne et de l’Audit interne.
Tous contribuent activement, personnellement et par le biais de leurs propres équipes, à l’implémentation et à l’efficacité du programme.
- Les “Compliance Champions”
Pour Valeo, l’intégrité des affaires passe par une démarche Éthique et Conformité irréprochable et totalement intégrée dans l’ADN de l’entreprise. Une équipe de 32 Compliance Champions appartenant à toutes les fonctions, à une variété de réseaux pays (Ventes, R&D, Projets, Finance, RH, Juridique, Achats etc.) de Valeo est responsable de promouvoir le programme de Compliance.
Chacun dans son périmètre de responsabilité aide également ses pairs et collègues à comprendre les politiques de conformité ainsi que les outils applicables et les initiatives Éthique et Conformité.
En qualité de porte-paroles la fois des équipes de direction et du Directeur de l’Éthique et de la Conformité, ils joueront surtout le rôle d’interlocuteurs privilégiés en cas de questions ou de doutes émis par un Pôle, un membre d’une fonction ou d’une équipe projet, et guideront leurs pairs et collègues en partageant leurs connaissances et leur expérience et en les orientant vers la bonne personne pour avoir davantage d’informations si nécessaire.
- Le management
L’ensemble des managers, tous pays et métiers confondus, sont ainsi mobilisés pour jouer un rôle clé dans l’adhésion des équipes au Programme et son intégration dans les pratiques quotidiennes de Valeo, et ce mondialement.
Cette mobilisation de l’ensemble des instances dirigeantes découle naturellement de sa culture de l’éthique et reflète l’engagement de Valeo à conduire ses activités avec intégrité. Les Directeurs nationaux et les Directeurs de site jouent à cet égard un rôle prédominant dans la mise en œuvre du programme de Conformité au niveau local.
- Les collaborateurs
Les rôles et responsabilités sont clairement répartis entre les différents managers. Les collaborateurs doivent présenter les compétences Éthique et Compliance dites transverses et remplir des objectifs annuels généraux et/ou spécifiques.
Ils doivent en tout état de cause connaître et comprendre les règles et le programme de Conformité, suivre dans les délais impartis les formations qui leur sont attribuées, utiliser le Compliance Management System conformément aux règles Valeo qui l’exigent, demander de l’aide quand c’est nécessaire et alerter en cas de doute.
Le Programme de Conformité du Groupe
- Politiques et Orientations
Valeo a défini des politiques strictes concernant ses relations avec ses partenaires commerciaux.
Comme stipulé dans son Code d’éthique, Valeo se conforme au droit de la concurrence, en vigueur dans l’Union européenne et dans chaque pays dans lequel le Groupe opère. Valeo interdit donc strictement l’échange des données commerciales sensibles et la conclusion d’accords anticoncurrentiels avec ses concurrents.
Combattre la corruption fait également partie intégrante de la politique de Valeo. Un programme anti-corruption détaillé a été élaboré en matière de cadeaux et d’invitations destinés aux clients, fournisseurs et partenaires commerciaux, privés comme publics. Le programme porte aussi sur les relations avec les agents, les procédures achats, les due diligences dans le cadre des fusions et acquisitions, les risques liés à la chaîne logistique, etc.
Le programme de Conformité de Valeo en matière de Contrôle à l’exportation et de Sanctions économiques sert de cadre aux activités de Valeo à l’international.
Quant au programme de Protection des données, il définit les modalités d’utilisation et de protection des données personnelles dans un environnement de travail international.
- Outils et support aux équipes
Afin d’aider les équipes Ventes, Projet et R&D notamment, de nombreux outils ont été développés : FAQ (foire aux questions), jeux de recommandations sur les bonnes et les mauvaise pratiques (Do’s & Don’ts), des préconisations spécifiques de différents métiers ou processus de Valeo et des guides et procédures dédiées.
Notre objectif est de fournir à nos collaborateurs les outils nécessaires pour être proactifs et prendre les bonnes décisions ou se tourner vers les bonnes personnes en temps utile. Nous avons donc mis ces outils à disposition de tous sur un portail convivial, intitulé le Portail Éthique et Conformité. Les collaborateurs sont en outre encouragés à consulter leur hiérarchie, leur Compliance Champion, la Direction juridique et le Directeur de l’Éthique et la Conformité.
- Le Compliance Management System de Valeo
Valeo a mis en place un Compliance Management System, qui permet à tous ceux qui doivent suivre une procédure obligatoire, d’obtenir une approbation préalable, ou valider ou refuser une demande d’approbation, de le faire de manière simple et facile.
Sensibilisation et formation :
pierres angulaires de l’Éthique et la Conformité
- Sensibilisation
La sensibilisation est assurée par divers moyens, notamment par des parcours d’intégration et d’orientation, des newsletters, des réunions d’équipe et des cours formels. La Direction rappelle régulièrement que l’Éthique et la Conformité constituent une des valeurs fondamentales de Valeo.
- Formation
La formation est un des piliers du programme Éthique et Conformité de Valeo.
En matière de Conformité, elle est disponible à la fois sous forme de sessions de formation et par e-learning.
Des sessions de formation antitrust et anti-corruption personnalisées sont ainsi organisées sur site dans la langue locale. Elles sont obligatoires pour les cadres.
Une formation en e-learning a été développée dans 14 langues. L’e-learning est obligatoire pour tous les membres de l’encadrement, tous les ingénieurs et ceux qui participent à certains projets ou opérations, conformément aux politiques de Valeo. Il est par ailleurs fortement conseillé à tous les autres, qui sont régulièrement incités à suivre ces formations.
Enfin, des modules spécialisés ont été intégrés aux programmes de développement du Leadership de Valeo, ainsi que des formations propres à des fonctions ou des domaines spécifiques : Ventes, Chaîne logistique, Achats….
Un plan de formation Conformité est défini chaque année. Sa mise en œuvre et son suivi, pilotés par les équipes Formation du Groupe et la direction de la Conformité, font l’objet d’une extrême attention. Ne pas participer aux formations obligatoires à la conformité peut entraîner des mesures disciplinaires.
- Engagement des partenaires
Valeo attend de ses partenaires qu’ils partagent les mêmes valeurs d’intégrité et d’éthique des affaires que Valeo. Tout fournisseur, prestataire ou partenaire intervenant pour le compte de Valeo se doit donc de signer le Code de Conduite des Partenaires Valeo et de s’assurer de sa diffusion au sein de ses équipes :
Valeo attend également de ses partenaires et de leurs collaborateurs qu’ils se conforment aux lois et réglementations des pays dans lesquels ils opèrent ainsi qu’aux règles Valeo correspondantes. C’est là une de leurs obligations contractuelles.
- Sensibilisation des partenaires
Pour favoriser la compréhension des enjeux majeurs que constituent la lutte contre les pratiques anticoncurrentielles et la lutte contre la corruption et ainsi que les politiques et exigences de Valeo en la matière, Valeo a développé un programme gratuit de sensibilisation sous forme de e-learning.
Recommandés à tous les partenaires de Valeo, ces modules sont obligatoires pour certains d’entre eux, en particulier certains ingénieurs, les agents et les intermédiaires et leurs équipes affectées à des missions ou prestations pour Valeo. Ces modules sont disponibles en anglais, allemand, chinois, espagnol, français et japonais.
- Alertes : prévenir les risques
La prévention est fondamentale. Les collaborateurs sont encouragés à alerter Valeo sur les manquements potentiels ou avérés aux réglementations, règles éthiques ou politiques de Valeo dès qu’ils en ont connaissance.
Ils peuvent à cet effet saisir leur manager, le Directeur de l’Éthique et de la Conformité (CECO) ou le Directeur de l’Audit interne.
Ils peuvent aussi utiliser la ligne d’alerte Valeo. Opérée par un prestataire externe, elle offre à tous les collaborateurs de Valeo à travers le monde, la possibilité d’alerter le management avec leurs mots et dans la langue de leur choix, sur des fraudes ou non-conformités à la législation, potentielles ou effectives, ou au programme de Conformité de Valeo dont ils auraient connaissance.
Les tiers ont également la possibilité d’alerter le management de Valeo sur des manquements à certaines réglementations ou aux règles d’Ethique et Conformité de Valeo, en s’adressant à leur interlocuteur habituel chez Valeo, au Directeur de l’Ethique et de la Conformité ou en recourant à la ligne d’alerte.
Les alertes peuvent être formulées de manière écrite ou orale, et sauf interdiction légale, de manière anonyme si le lanceur d’alerte considère l’anonymat essentiel. Une procédure générale d’alerte est disponible à cette effet.
Les alertes sont traitées avec diligence, objectivité, confidentialité et en conformité avec la réglementation.
Aucun lanceur d’alerte qui, de bonne foi, formule une alerte sur un risque de non conformité ne peut faire l’objet d’une sanction de quelque nature que ce soit, au titre de cette alerte. Les représailles à l’encontre des lanceurs d’alerte ne sont pas tolérées.
L’alerte étant une démarche très sérieuse, les alertes fausses ou destinées à porter atteinte à un autre collaborateur ne sont pas non plus tolérées.
Pour signaler un problème ou une non-conformité potentielle ou effective : https://valeo.whistleblowernetwork.net/frontpage
Pour déposer une demande ou une réclamation auprès du Bureau de Protection des Données : dpo.external@valeo.com
