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Programme de conformité de Valeo : tolérance zéro

A transparent picture of a handshake between two men with two embedded images on each of them: one an aerial view of the city of London and the other a view of the countryside.

Objectifs du Programme de Conformité du Groupe

Se conformer aux multiples réglementations auxquelles le Groupe est soumis de par son implantation géographique requiert de la discipline, de la détermination, de l’engagement et du leadership. C’est pourquoi Valeo a mis en place une organisation de Conformité, basée sur plusieurs comités et un Programme de Conformité Groupe, dont les objectifs sont les suivants :

  1. définir les politiques de Conformité de Valeo ;
  2. former et informer le personnel Valeo sur ces politiques et les réglementations et risques correspondants ;
  3. sensibiliser les partenaires de Valeo à ces mêmes risques et réglementations ainsi qu’aux attentes de Valeo à leur égard.
  4. établir, piloter et faire respecter le Code d’éthique et les politiques de conformité de Valeo ;
  5. établir des mécanismes permettant de détecter, corriger et prévenir les comportements susceptibles d’entraîner des manquements aux lois et aux réglementations applicables aux opérations de Valeo ;
  6. encourager les parties prenantes de Valeo à alerter dans le strict respect des lois le management sur tout incident qu’elles pensent, de bonne foi :
    – être en violation de la loi ou des politiques Valeo,
    – être susceptible d’avoir un impact sur Valeo ou son personnel, son image ou sa réputation.

Valeo a choisi de mettre l’accent dans un premier temps sur la lutte contre les pratiques anticoncurrentielles et contre la corruption ainsi que sur la protection de sa propriété intellectuelle et de l’information.

Le programme s’étend actuellement à la question des sanctions économiques et au contrôle à l’exportation.

L’Organisation Conformité du Groupe

L’organisation de la Conformité s’appuie sur différents comités et un engagement très fort du management de Valeo ainsi que des employés

  • Le Comité d’Audit et des Risques

Le Comité d’Audit et des Risques assure le suivi de l’efficacité des systèmes de gestion des risques et de contrôle interne. A ce titre, il s’assure régulièrement de la mise en œuvre par Valeo d’un programme complet lui permettant de se conformer aux législations et réglementations applicables à ses activités et de conduire ses affaires de manière effectivement éthique et responsable.

  • Le Comité Opérationnel

Le Comité Opérationnel, présidé par le Directeur général de Valeo, est chargé de déterminer les orientations et priorités du programme de conformité, d’affecter les moyens et ressources nécessaires et d’assurer le suivi et le contrôle de sa mise œuvre.

  • La Direction de la Conformité

Le Directeur de l’Ethique et de la Conformité propose, gère et coordonne la mise en œuvre du Programme de Conformité tel que décidé par le Comité Opérationnel dont il est membre.
Rattaché au Président du Conseil d’administration et Directeur général du Groupe, le Directeur de l’Ethique et de la Conformité de Valeo présente régulièrement au Comité d’Audit et des Risques, un état d’avancement du programme de Conformité.
Pour mener à bien sa mission, il collabore étroitement avec les Directeurs nationaux, les Directeurs des Pôles, le Directeur des Achats, le Directeur Industriel, le Directeur Recherche et Développement, les Directeurs des Ressources Humaines et Financier, le Directeur juridique et le Directeur du Contrôle Interne. Tous contribuent activement, personnellement et par le biais de leurs propres équipes, à l’implémentation et à l’efficacité du programme.

  • Les “Compliance Champions”

Pour Valeo, l’intégrité des affaires passe par une démarche Ethique et Conformité irréprochable et totalement intégrée dans l’ADN de l’entreprise.

Une équipe de 70 Compliance Champions appartenant à toutes les fonctions, à tous les réseaux internes (Ventes, R&D, Projets, Finance, RH, Juridique, Achats etc.) de Valeo contribue à promouvoir le programme de Compliance.

Chacun dans son périmètre de responsabilité aide également ses pairs et collègues à comprendre les politiques de conformité ainsi que les outils applicables et les initiatives Ethique et Conformité.

En cas de doute ou de questions, les collaborateurs appartenant à leur pôle, fonction ou projet peuvent se tourner vers les Compliance Champions qui les guident et partagent leur savoir et expérience ou les dirigent vers les bonnes personnes pour information complémentaire.

  • Le management

L’ensemble des managers, tous pays et métiers confondus, sont ainsi mobilisés pour jouer un rôle clé dans l’adhésion des équipes au Programme et son intégration dans les pratiques quotidiennes de Valeo, et ce mondialement.

Cette mobilisation de l’ensemble des instances dirigeantes découle naturellement de sa culture de l’éthique et reflète l’engagement de Valeo à conduire ses activités avec intégrité. Les Directeurs nationaux et les Directeurs de site jouent à cet égard un rôle prédominant dans la mise en œuvre du programme de Conformité au niveau local.

  • Les collaborateurs

Les rôles et responsabilités sont clairement répartis entre les différents managers. Quant aux collaborateurs, ils doivent présenter les compétences Ethique et Compliance dites transverses et remplir des objectifs annuels généraux et/ou spécifiques.

Ils doivent en tout état de cause connaître et comprendre les règles et le programme de Conformité, suivre dans les délais impartis les formations qui leur sont attribuées, utiliser le Compliance Management System conformément aux règles Valeo qui l’exigent, demander de l’aide en tant que de besoin et alerter en cas de doute.

Le Programme de Conformité du Groupe

  • Politiques et Orientations

Valeo a défini des politiques strictes concernant ses relations avec ses partenaires commerciaux.
Comme stipulé dans son Code d’éthique, Valeo se conforme au droit de la concurrence, en vigueur dans l’Union européenne et dans chaque pays dans lequel le Groupe opère. Valeo interdit donc strictement l’échange des données commerciales sensibles et la conclusion d’accords anti-concurrentiels avec ses concurrents.
Combattre la corruption fait également partie intégrante de la politique de Valeo. Un programme anti-corruption détaillé a été élaboré en matière de cadeaux et d’invitations destinés aux clients, fournisseurs et partenaires commerciaux, privés comme publics. Le programme porte aussi sur les relations avec les agents, les procédures achats, les due diligences dans le cadre des fusions et acquisitions, les risques liés à la chaîne logistique, etc.

  • Outils et support aux équipes

Afin d’aider les équipes Ventes, Projet et R&D notamment, à détecter des accords inadaptés ou des discussions inappropriées impliquant des concurrents, et à les éviter de façon proactive, de nombreux outils ont été développés. C’est ainsi que des FAQ (foire aux questions), jeux de recommandations sur les bonnes et les mauvaise pratiques (Do’s & Don’ts), ainsi que des préconisations spécifiques à différents métiers ou processus de Valeo, sont à la disposition de tous ses collaborateurs.
Dans le même esprit, un livret anti-corruption, des foires aux questions, des recommandations sur ce qui est autorisé ou non et des procédures de sélection des partenaires et fournisseurs, ont également été développés pour aider tout un chacun à prendre les bonnes décisions.
A cet égard, des outils d’aide à la décision complètent le dispositif.

Notre objectif est de fournir à nos collaborateurs les outils nécessaires pour être proactifs et prendre les bonnes décisions ou se tourner vers les bonnes personnes en temps utile. Nous avons donc mis ces outils à disposition de tous sur un portail convivial, intitulé le Portail Éthique et Conformité.
Les collaborateurs sont en outre encouragés à consulter leur hiérarchie, leur Compliance Champion et le Directeur de l’Ethique et la Conformité et / ou la Direction juridique.

Le  Compliance Management System de Valeo

Valeo a mis en place un Compliance Management System, compatible sur PC, tablette et smartphone. Il permet à ceux qui doivent suivre une procédure obligatoire et obtenir une approbation de le faire aisément. Il permet à tous ceux qui reçoivent une demande d’approbation, de la traiter de manière simple et facile.

Le système présente d’autres fonctionnalités offrant aux utilisateurs, la possibilité de montrer les différentes communications intervenues autour de la Conformité et de démontrer le respect des procédures.

Sensibilisation et formation : pierres angulaires de l’Ethique et la Conformité

  • Sensibilisation

La sensibilisation est assurée par divers moyens, notamment par des parcours d’intégration et d’orientation, des newsletters, des réunions d’équipe et des cours formels. La Direction rappelle régulièrement que l’Ethique et la Conformité constituent une des valeurs fondamentales de Valeo.

  • Formation

La formation est un des piliers de la politique de Valeo.
En matière de Conformité, elle est disponible à la fois sous forme de sessions de formation et par e-learning.

Des sessions de formation antitrust et anti-corruption personnalisées sont ainsi organisées sur site dans la langue locale. Elles sont obligatoires pour les cadres.
Quant au e-learning, développé dans 13 langues, il est obligatoire pour tout l’encadrement et ceux qui participent à certains projets ou opérations, conformément aux politiques de Valeo. Il est par ailleurs fortement conseillé à tous les autres, qui sont régulièrement incités à suivre ces formations.
Enfin, des modules spécialisés ont été intégrés aux programmes de développement du Leadership de Valeo, ainsi que des formations propres à des fonctions ou des domaines spécifiques : Ventes, Chaîne logistique, Achats….

Un plan de formation Conformité est défini chaque année. Sa mise en œuvre et son suivi, pilotés par les équipes Formation du Groupe et la direction de la Conformité, font l’objet d’une extrême attention. Ne pas participer aux formations obligatoires à la conformité peut entraîner des mesures disciplinaires.

  • Engagement des partenaires

Valeo attend de ses partenaires qu’ils partagent les mêmes valeurs d’intégrité et d’éthique des affaires que Valeo. Tout fournisseur, prestataire ou partenaire intervenant pour le compte de Valeo se doit donc de signer et de s’assurer de sa diffusion au sein de ses équipes : Code de Conduite des Partenaires Valeo, version française.
Valeo attend également de ses partenaires et de leurs collaborateurs qu’ils se conforment aux lois et réglementations des pays dans lesquels ils opèrent ainsi qu’aux règles Valeo correspondantes.

  • Sensibilisation des partenaires

Pour favoriser la compréhension des enjeux majeurs que constituent la lutte contre les pratiques anti-concurrentielles et la lutte contre la corruption et ainsi que les politiques et exigences de Valeo en la matière, Valeo a développé deux modules de sensibilisation sous forme de e-learning.

Recommandés à tous les partenaires de Valeo, ces modules sont obligatoires pour certains d’entre eux, en particulier certains ingénieurs, les agents et les intermédiaires et leurs équipes affectées à des missions ou prestations pour Valeo. Disponibles en français, en anglais,  allemand, chinois espagnol et japonais, ces modules sont accessibles au moyen du lien ci-après. : e-learning.

  • Alertes : prévenir les risques

La prévention étant fondamentale, les collaborateurs sont encouragés à alerter Valeo sur les manquements potentiels ou avérés aux réglementations, règles éthiques ou politiques de Valeo dès qu’ils en ont connaissance. Ils peuvent à cet effet saisir leur manager, le Directeur de l’Éthique et de la Conformité (CECO) ou de le Directeur de l’Audit interne. Ils peuvent aussi utiliser la ligne d’alerte Valeo. Opérée par un prestataire externe, elle offre à tous les collaborateurs de Valeo, la possibilité d’alerter le management dans la langue de leur choix, sur des fraudes ou non-conformités potentielles ou effectives dont ils auraient connaissance ou dont ils pensent être témoins.

Les tiers ont également la possibilité d’alerter le management de Valeo sur des manquements à certaines réglementations ou aux règles d’Ethique et Conformité de Valeo, en s’adressant à leur interlocuteur habituel chez Valeo, au Directeur de l’Ethique et de la Conformité ou en recourant à la ligne d’alerte.

Les alertes peuvent être formulées de manière écrite ou orale, et sauf interdiction légale, de manière anonyme si le lanceur d’alerte considère l’anonymat essentiel, Une procédure générale d’alerte est disponible à cette effet. Les alertes sont traitées avec diligence, objectivité, confidentialité et en conformité avec la réglementation. Aucun lanceur d’alerte qui, de bonne foi, formule une alerte sur un risque de non conformité ne peut faire l’objet d’une sanction de quelque nature que ce soit, au titre de cette alerte. Les représailles à l’encontre des lanceurs d’alerte ne sont pas tolérées .

L’alerte étant une démarche très sérieuse, les alertes fausses ou destinées à porter atteinte à un autre collaborateur ne sont pas non plus tolérées.

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